Il prossimo 13 febbraio 2026 segna un passaggio importante per tutte le aziende iscritte al RENTRI: entra in vigore l’obbligo di utilizzare il Formulario di Identificazione dei Rifiuti in formato digitale, il cosiddetto XFIR.
Una trasformazione che non riguarda solo la tecnologia, ma il modo in cui le imprese gestiscono la tracciabilità dei rifiuti e si preparano ai controlli.
Il formulario digitale sostituirà il vecchio cartaceo, garantendo un flusso più preciso, trasparente e sicuro. Ogni fase – dalla produzione al trasporto fino alla destinazione finale – sarà gestita attraverso documenti firmati digitalmente. Questo significa meno errori, meno imprecisioni, tempi più rapidi e una maggiore affidabilità in caso di verifiche.
Chi dovrà utilizzarlo
L’obbligo riguarda tutte le aziende che si sono iscritte a RENTRI nel corso del 2025, mentre le aziende che hanno meno di 10 dipendenti saranno obbligate ad utilizzare il formulario digitale per i soli rifiuti pericolosi. Per i soli rifiuti non pericolosi, alcune aziende avranno la possibilità di scegliere se utilizzare il formulario cartaceo o il formulario digitale. In questo caso, l’intera filiera dovrà adeguarsi: trasportatore, impianto di destino, intermediri.
Restano escluse dall’obbligo, le aziende che non sono iscritte a RENTRI in quanto producono solo rifiuti non pericolosi e hanno meno di 10 dipendenti: per questi soggetti, il formulario resterà cartaceo anche dopo il 13 febbraio 2026.
Formulario digitale: Come funzionerà nella pratica
Il formulario digitale segue il percorso del rifiuto in modo puntuale.
Il produttore lo compila e lo firma digitalmente; il trasportatore integra le informazioni relative al viaggio e aggiunge la propria firma; il destinatario verifica, conferma e completa il ciclo registrando tutto nel RENTRI entro i tempi stabiliti dalla normativa.
Perché questo flusso funzioni senza intoppi, l’azienda deve avere sistemi informatici aggiornati, strumenti per la firma digitale e personale che conosce esattamente cosa fare.
Le criticità da evitare
Le difficoltà nascono soprattutto quando non c’è coordinamento. Il rischio è ritrovarsi con personale non formato, con software non compatibili o con documenti incompleti perché mancano firme o dati obbligatori.
Anche la semplice indecisione sul formato da utilizzare (digitale o cartaceo) può creare confusione: la decisione spetta al produttore, ma va comunicata per tempo a tutti gli attori coinvolti.
Perché questa transizione è un’opportunità
Non si tratta solo di un obbligo da rispettare. Il formulario digitale permette di ridurre gli errori, eliminare molte attività manuali, aumentare la trasparenza del processo e migliorare la compliance aziendale. Un sistema digitale riduce il rischio di non conformità, facilita le verifiche e supporta le aziende in un percorso di sostenibilità e responsabilità più moderno ed efficiente.
Cosa puoi fare già da ora
Qui davvero servono solo pochi punti chiari:
- verificare la vostra iscrizione al RENTRI e quella dei partner della filiera;
- definire ruoli e responsabilità interni;
- iniziare a formare il personale coinvolto;
- fare qualche test prima della data ufficiale.
Un piccolo investimento di tempo oggi evita problemi, rallentamenti o sanzioni domani.
Vuoi arrivare preparati al 2026?
Possiamo accompagnarti in tutto il percorso: dall’analisi dei processi interni alla formazione, dall’adeguamento documentale fino ai test operativi.
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